Jetzt mit ohne Papier

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Ich kann nicht mit Papier umgehen. Ich krieg es einfach nicht hin. Oh, also, wenn mir jemand Papier in die Hand gibt, kann ich natürlich lesen was drauf steht. Und ich stell mich auch nicht so ungeschickt an, dass ich mich bei jeder Gelegenheit an den Kanten schneide. Aber wenn mir jemand große Papiermengen gibt und ich da Ordnung reinbringen und sie langfristig aufbewahren soll, dann versage ich. Schon immer. Ich hatte nie ein ordentliches System aus Ordnern für den ganzen Zettelkram, mit dem ich während der Schulzeit so bombardiert worden bin. Gerade in den letzten Schuljahren hatte ich in der Regel einen großen karierten Block und hab da alles an Zetteln mit reingepackt was man mir gab. Sehr einfaches und bequemes Sortierverfahren. Der Haken? Sehr aufwändig und umständlich da Sachen wieder zu finden. <!--more--> Inzwischen liegt diese Phase meines Lebens hinter mir, aber Papier bekomme ich immer noch in Massen. Bestimmt nicht so viel wie zur Schulzeit, aber es summiert sich trotzdem. Und bei bestimmte Dokumente, Rechnungen, Nachweise ist es dafür noch problematischer, wenn man sie irgendwann nicht wieder finden kann. Allein einmal im Jahr die Belege und Rechnungen für die Steuer aus einem riesigen Zettelberg herauszusuchen ist die Hölle.

Interessanter Weise bin ich gut, digital Ordnung zu halten. Mein Schreibtisch ist eigentlich immer in kontrollierter Unordnung. Mein Desktop ist in der Regel leer und es stört mich furchtbar wenn sich da mehr Dateien sammeln, als die, mit denen ich wirklich gerade unmittelbar arbeite. Digital habe ich meine eigene Ordnung und ein breites Spektrum an Werkzeugen, die mich bei Bedarf dabei unterstützen, die Ordnung zu halten.

Eigentlich sollte es also ganz naheliegend sein, auf eine papierlose Aufbewahrung umzusteigen, ich tu es aber erst jetzt. Ausschlaggebend für mich war das Ebook Paperless von David Sparks, das Schritt für Schritt den Umstieg und den Aufbau eines papierlosen Arbeitsablaufes beschreibt. Das Buch liefert mehrere Antworten auf die Fragen: Wie digitalisiert man am besten seine Dokumente? Wie und wo speichert und sortiert man sie am besten, um sie möglichst schnell zu finden, wenn man sie braucht? Welche Werkzeuge sind dabei eine wirklich große Hilfe?

Mein jetziger Aufbau sieht folgendermaßen aus:

  • Ich habe einen Dokumenten Scanner, mit Papiereinzug, mit dem ich ziemlich schnell Dokumente einscannen kann, auch beidseitig.
  • Die zugehörige Software macht automatisch PDFs daraus und lässt OCR drüber laufen, damit ich die Dokumente später durchsuchen kann. Zusammen eingescannte Dokumente werden automatisch zu einem einzigen PDF zusammengefügt. Anschließend werden sie in einem Ordner abgelegt.
  • Der Ordner wird von Hazel überwacht. Hazel erlaubt mir Regeln aufzustellen, die die PDFs weiter sortieren und benennt. Kommt in dem PDF Gehaltsabrechnung vor? Dann wird das Dokument Gehalt genannt, das Datum wird an den Dateinamen gehängt und es wird in einen entsprechenden Ordner sortiert, mit einem Unterordner für das jeweilige Jahr. Ähnliche Regeln habe ich für alle anderen Dokumente die ich regelmäßig erhalte.
  • Suche ich alle Gehaltsabrechnungen für 2012? Ich weiß genau, dass die unter Gehalt im Unterordner 2012 liegen. Oder ich suche über die Spotlight suche nach Datum:2012 und Gehalt. Yay, Technik.

Bis auf die wenigen Dokumente, die ich wirklich im Original behalten muss, kann ich die Unmengen totes Holz nun tatsächlich entsorgen. Vorausgesetzt, ich habe hinreichend gute Backup Lösungen.

Tatsächlich weggeworfen habe ich noch nichts. Ich bin noch in der Phase des Digitalisierens all meiner alten Sachen. Allein dieses "das müsstest du irgendwie mal alles in Ordnung bringen" geistert nicht mehr durch mein Unterbewusstsein.

Also ich kann euch das Ebook nur empfehlen. Da sind noch weit komplexere Abläufe als meiner beschrieben. Ihr könnt die Daten als Dateien ablegen oder in Anwendungen wie Evernote verwalten, ihr könnt sie in die Cloud geben oder lokal behalten, ihr könnt sie in Ordnern sortieren oder mit Tags versehen, es gibt sehr viele Abwandlungen davon und viele sind in dem Buch beschrieben. Schaut es euch an, es kostet nur 5€ und enthält viele Bilder und 1,5 Stunden an Video-Erklärungen. Ihr braucht dafür allerdings ein iPad mit iBooks.